Algemene voorwaarden

Versie van 10 november 2026

Deze voorwaarden gelden voor een abonnement op Cifer. Je aanvaardt ze in de app van Cifer, samen met de verwerkersovereenkomst, wanneer je een abonnement kiest of wijzigt.

1. Partijen

Deze voorwaarden gelden tussen het bedrijf dat in de app van Cifer een abonnement kiest (hierna "je" of "de klant") en:

2. Wat Cifer levert

Cifer levert de koppeling met je boekhoudpakket, zoals Exact Online of Odoo, in het pakket dat je kiest:

• Basis: de koppeling;
• Controle: Basis en Controles;
• Rapportering: Controle, Rapportering en Overzicht;
• Compleet: Rapportering, Kasprognose en Vragen.

Wat elk onderdeel doet, staat op cifer.be. Welke pakketten je kan kiezen, zie je in de app.

• De koppeling leest gegevens uit je boekhoudpakket. Ze maakt, wijzigt of verwijdert er niets in.
• Vragen, in het pakket Compleet, gebruikt een AI-dienst en werkt alleen als je daar in de app toestemming voor geeft. De app noemt de dienst.

3. De proef

De proef duurt 14 dagen: de dag van de koppeling en de 13 dagen erna. Ze is gratis en verplicht je tot niets. Tijdens de proef werkt het pakket Compleet: de koppeling, Controles, Rapportering, Overzicht, Kasprognose en Vragen, met 50 vragen voor de hele proef. Kies je geen abonnement, dan stopt de koppeling na de proef vanzelf (zie artikel 13).

4. Het abonnement

• Een controller van je bedrijf kiest in de app een pakket, en of je per maand of per jaar betaalt.
• Kies je tijdens de proef, dan begint het abonnement de dag na de proef. De proefdagen blijven gratis.
• Kies je na een stop, met de knop "Kies alsnog", dan begint het abonnement die dag.
• Een periode loopt van de begindatum tot de dag voor dezelfde datum een maand of een jaar later. Begint je abonnement op 15 maart, dan loopt de eerste maand tot en met 14 april en het eerste jaar tot en met 14 maart van het jaar erna. Bestaat de begindag niet in een maand, zoals de 31ste in april, dan begint de periode op de laatste dag van die maand.
• Het abonnement verlengt stilzwijgend, telkens met een periode van dezelfde lengte, tot je opzegt (artikel 7).

5. Prijzen

• De prijzen staan in de app bij je keuze en zijn exclusief btw.
• Een jaar kost 10 keer de maandprijs.
• Cifer legt de prijzen die je bij je keuze aanvaardt vast in je abonnement. Een nieuwe prijs in de app geldt pas voor wat je daarna kiest of toevoegt.
• Wil Cifer de prijs van je lopende abonnement wijzigen, dan meldt Cifer dat per mail, minstens één periode vooraf. De nieuwe prijs geldt vanaf de volgende verlenging. Ga je er niet mee akkoord, dan kan je opzeggen voor die verlenging.

6. Facturatie en betaling

• Cifer factureert vooraf, per periode. De factuur komt van RLC CommV, via Peppol, op de administratie die je in de app kiest. De factuur van een periode maakt Cifer ten vroegste 7 dagen voor die periode begint.
• Je betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum, per overschrijving of domiciliëring.
• Is een factuur na een herinnering nog niet betaald, dan mag Cifer de koppeling stopzetten. Dan geldt artikel 13. Betaal je voor het wissen, dan zet Cifer de koppeling weer aan.

7. Wijzigen en opzeggen

Een controller van je bedrijf wijzigt het abonnement en zegt het op in de app, op de pagina Koppeling. Lukt dat niet, mail dan naar ruben@cifer.be.

Een maandgrens is elke dag waarop een maand van je abonnement begint, ook bij een jaarabonnement. Begon je abonnement op 15 maart, dan is dat de 15de van elke maand.

• Een groter pakket werkt meteen. Het verschil met je huidige pakket betaal je vanaf de eerste maandgrens erna; tijdens de proef vanaf de dag dat het abonnement begint. Bij een maandabonnement staat het op de factuur van de maand die op die maandgrens begint, of op een aparte factuur als die al verstuurd is. Bij een jaarabonnement volgt een aparte factuur voor de volle maanden tot de verlenging, elke maand aan 10/12 van het verschil per maand. Daarna staat het volle pakket op de jaarfactuur.
• Een kleiner pakket gaat in na de laatste dag van de gefactureerde periode: de lopende periode, een maand of een jaar, of de volgende als je die factuur al kreeg. Tot dan werkt je huidige pakket. Wat je al betaalde, krijg je niet terug. Tijdens de proef betaal je niets voor het grotere pakket, en blijft het pakket Compleet werken tot het einde van de proef.
• Valt Rapportering weg door een kleiner pakket, dan bewaart Cifer je rapport nog 14 dagen na de dag dat het kleinere pakket ingaat. Kies je binnen die 14 dagen opnieuw een pakket met Rapportering, dan staat het er meteen weer. Daarna verwijdert Cifer het; een nieuw pakket met Rapportering bouwt het opnieuw op.
• Van maand naar jaar gaat in op de volgende maandgrens. Van jaar naar maand gaat in bij de verlenging.
• Opzeggen doe je met de knop "Abonnement opzeggen". De koppeling stopt na de laatste dag van de gefactureerde periode: de lopende periode, of de volgende als je die factuur al kreeg. Je krijgt niets terugbetaald. Koos je tijdens de proef en zeg je op voor de proef voorbij is, dan stopt de koppeling na de proef en betaal je niets. Tot en met die laatste dag kan je de opzegging in de app intrekken.

8. Gebruikers en administraties

Een gebruiker is een lezer of een controller met een login voor je bedrijf in de app. Het aantal gebruikers en het aantal administraties van je bedrijf is onbeperkt.

Ligt het gebruik ver boven dat van een gewoon bedrijf, dan neemt Cifer contact op om samen een oplossing te zoeken. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan kan elk van beide het abonnement opzeggen tegen het einde van de lopende periode.

9. Vragen

Met Vragen, in het pakket Compleet, stelt je bedrijf per kalendermaand (Belgische tijd) een vast aantal vragen. De app toont dat aantal bij je keuze, en Cifer legt het vast in je abonnement. Bij deze versie zijn dat 200 vragen per maand. Tijdens de proef zijn dat 50 vragen voor de hele proef.

• Een vraag telt mee als ze een antwoord kreeg. Vragen van beheerders van Cifer tellen niet mee.
• Bij het maximum stopt Vragen tot de eerste dag van de volgende maand. De rest van de app werkt gewoon. Heb je meer nodig, mail dan naar ruben@cifer.be.
• Een antwoord van Vragen komt van een AI-dienst en kan fout zijn. Kijk het na voor je erop steunt.

9bis. Cifer in je AI

Met Cifer in je AI stelt een gebruiker van je bedrijf vragen over de cijfers van je bedrijf in zijn eigen account bij een AI-dienst: Claude van Anthropic (claude.ai, Claude Desktop of een ander programma op zijn computer) of ChatGPT van OpenAI. De AI vraagt die cijfers op bij Cifer: de maten en de lijnen van je rapport, en de meldingen van de controles.

• Cifer in je AI hoort bij het pakket Compleet. Een controller van je bedrijf zet het aan in de app, apart voor Claude en voor ChatGPT, en kan het daar altijd weer uitzetten.
• Elke gebruiker van je bedrijf in Cifer kan het dan gebruiken met een eigen account bij die dienst. Hij ziet er alleen de bedrijven die hij ook in de app ziet.
• Het account is van je bedrijf of van de gebruiker, niet van Cifer. De cijfers die de AI bij Cifer opvraagt, gaan naar dat account en vallen onder de voorwaarden van Anthropic of OpenAI. Cifer is niet verantwoordelijk voor wat die dienst met de gegevens doet.
• Gebruik je een persoonlijk abonnement (zoals Claude Pro of ChatGPT Plus), zet dan in die dienst het trainen op je gesprekken uit, of gebruik een zakelijk abonnement (Claude Team/Enterprise, ChatGPT Business/Enterprise).
• Per bedrijf en per dag kan de AI een beperkt aantal berekeningen bij Cifer opvragen, voor Claude en ChatGPT samen. Bij deze versie zijn dat 100. Daarna stopt Cifer in je AI tot de volgende dag (Belgische tijd). De rest van de app werkt gewoon.
• Cifer leest alleen: via de AI kan niemand iets wijzigen in je boekhoudpakket of in Cifer.
• Een antwoord van de AI kan fout zijn, ook als de cijfers van Cifer juist zijn. Kijk het na voor je erop steunt.

10. Beschikbaarheid

De koppeling haalt nieuwe gegevens op elk kwartier, van maandag tot vrijdag van 7 tot 19 uur, Belgische tijd, en daarbuiten elk uur. Cifer geeft geen garantie op een minimale beschikbaarheid. Een storing bij je boekhoudpakket, bij Hostinger, bij Microsoft of bij Google kan de koppeling of een onderdeel vertragen of stilleggen. Onderhoud doet Cifer zoveel mogelijk buiten die uren.

11. Aansprakelijkheid

• Cifer doet wat redelijk is om de koppeling en de onderdelen correct te laten werken. Is Cifer toch aansprakelijk, dan hoogstens voor het bedrag dat je in de 12 maanden voor het feit aan Cifer betaalde. Die grens geldt niet bij opzet.
• Cifer is niet aansprakelijk voor beslissingen die je neemt op basis van een melding, een rapport, een prognose of een antwoord van Vragen. Cifer toont een afwijking of een cijfer; het oordeel blijft bij jou.
• Cifer is niet aansprakelijk voor wat een AI-dienst van je bedrijf of van een gebruiker (zoals Claude of ChatGPT) doet met de gegevens die hij bij Cifer opvraagt, en ook niet voor zijn antwoorden.

12. Gegevens

Voor de boekhouddata die Cifer via de koppeling leest, is je bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en is RLC CommV verwerker. De verwerkersovereenkomst hoort bij deze voorwaarden. Voor de gegevens van je abonnement is RLC CommV zelf verwerkingsverantwoordelijke. Het privacybeleid zegt welke gegevens dat zijn en hoe lang Cifer ze bijhoudt.

13. Einde

• De koppeling stopt na een opzegging, na de proef als je geen abonnement koos, als een beheerder de toegang van Cifer intrekt in je boekhoudpakket, als de sleutel van je Odoo vervalt en je geen nieuwe invult, of als Cifer ze stopzet na een onbetaalde factuur (artikel 6). Wat je al betaalde, krijg je niet terug.
• Stopt de koppeling, dan haalt Cifer geen nieuwe gegevens meer op. 14 dagen na het stoppen wist Cifer de boekhouddata, de toegangssleutels en de logins van je bedrijf. Uiterlijk 30 dagen na het stoppen is alles ook uit de back-ups. Je krijgt een mail bij het stoppen en na het wissen.
• Stopte de koppeling omdat de proef afliep, omdat je ze tijdens de proef stopzette of omdat je opzegde, dan kan een controller tot het wissen in de app opnieuw een abonnement kiezen met "Kies alsnog".

14. Wijzigingen van de voorwaarden

Een nieuwe versie van deze voorwaarden meldt Cifer vooraf per mail. Ze geldt voor je bedrijf vanaf de volgende keuze of wijziging in de app, waar je ze aanvaardt, en anders vanaf de volgende verlenging van je abonnement. Ga je er niet mee akkoord, dan kan je opzeggen voor die verlenging.

15. Recht en rechtbank

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Een geschil gaat naar de rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen.

Een vraag over deze voorwaarden of over je abonnement? Mail naar ruben@cifer.be.