Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 12 november 2026

Welke gegevens Cifer verwerkt, waarom, waar ze staan en hoe lang Cifer ze bijhoudt. Dit beleid geldt voor de website cifer.be, voor contact met Cifer, voor een abonnement op Cifer en voor de koppeling van Cifer met je boekhoudpakket, zoals Exact Online of Odoo.

1. Wie is Cifer

Cifer is een merk van:

2. Twee rollen

Voor de website en voor contact met Cifer bepaalt RLC CommV zelf waarom en hoe gegevens verwerkt worden. Daar is RLC CommV verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de boekhouddata die Cifer via een koppeling leest, is je bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en is RLC CommV verwerker. Cifer verwerkt die gegevens alleen in opdracht van je bedrijf. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst tussen je bedrijf en RLC CommV.

3. De website

• De website gebruikt geen cookies, geen analysetools, geen advertentiepixels en geen ingesloten diensten van derden. Het lettertype staat op dezelfde server als de site.
• De site wordt geleverd door Hostinger International Ltd. (Cyprus), via hun webhosting en hun netwerk voor snelle levering (CDN). Hostinger verwerkt daarbij technische gegevens zoals je IP-adres en browsertype in serverlogs, om de pagina's te leveren en te beveiligen.
• De website heeft één formulier: de aanvraag van een offerte. Wat Cifer daarmee doet, staat hieronder.

Het offerteformulier

Vraag je via cifer.be een offerte aan, dan verwerkt Cifer je naam, je bedrijf en je e-mailadres.

• Doel: je aanvraag beantwoorden en je een offerte sturen.
• Rechtsgrond: de stappen die je zelf vraagt vóór een overeenkomst.
• Hoe: het formulier gaat naar de server van Cifer (data.cifer.be, in de EU). Die slaat het niet op en stuurt het als mail naar de mailbox van cifer.be bij Hostinger. Brevo verstuurt die mail. In het log van de server komen je naam, je bedrijf en je adres niet terecht.
• Bewaring: de mail blijft zo lang als nodig voor je aanvraag. Volgt er geen klantrelatie, dan wist Cifer ze uiterlijk na 12 maanden.

4. Als je contact opneemt

Mail je naar ruben@cifer.be of stuur je een bericht via LinkedIn, dan verwerkt Cifer de gegevens die je zelf bezorgt: je naam, je e-mailadres, je bedrijf en de inhoud van je bericht.

• Doel: je vraag beantwoorden, een gesprek inplannen en, als je dat wil, een samenwerking voorbereiden.
• Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang om op je vraag te antwoorden, of de stappen vóór een overeenkomst die je zelf vraagt.
• Bewaring: tot twee jaar na het laatste contact. Volgt er een overeenkomst, dan bewaart Cifer contract- en factuurgegevens zolang de wet dat vraagt; in België is dat nu tien jaar.
• Waar: de mailbox van cifer.be staat bij Hostinger. Berichten via LinkedIn vallen onder het privacybeleid van LinkedIn.

Cifer stuurt geen nieuwsbrief en geen mails waar je niet om vroeg.

Je abonnement

Kiest je bedrijf in de app van Cifer een abonnement, dan verwerkt Cifer:

• de administratie waarop de factuur komt, met haar naam en btw-nummer;
• het mailadres voor de factuur en, als je die invult, een referentie zoals een bestelbonnummer;
• de Microsoft-gebruikersnaam van wie het abonnement koos, wijzigde of opzegde, de voorwaarden aanvaardde of AI toestond, met dag en uur.

• Doel: de overeenkomst uitvoeren en factureren.
• Rechtsgrond: de overeenkomst met je bedrijf, en de wettelijke plicht om facturen te bewaren.
• Bewaring: in de koppeling tot Cifer het bedrijf wist (zie "Hoe lang"). Wat op een factuur staat, bewaart RLC CommV in haar boekhouding zolang de wet dat vraagt; in België is dat nu tien jaar. De mails over het abonnement blijven in de mailbox zolang de factuur bewaard moet worden.
• Waar: op de server bij Hostinger, in de EU, in de mailbox van cifer.be bij Hostinger, en in het boekhoudpakket van RLC CommV en zijn Peppol-dienst: Silvasoft. Het pakket verstuurt de factuur via Peppol.

Voor deze gegevens is RLC CommV verwerkingsverantwoordelijke, zoals bij contact. De afspraken over het abonnement staan in de algemene voorwaarden.

5. De koppeling met je boekhoudpakket

Hoe de koppeling werkt

Bij Exact Online geeft een gebruiker van je bedrijf via het aanmeldscherm van Exact Online toestemming aan Cifer. Cifer krijgt daarmee een toegangssleutel, nooit je wachtwoord. Cifer gebruikt die toegang alleen om gegevens te lezen: Cifer maakt, wijzigt of verwijdert niets in je boekhouding.

Bij Odoo maakt je bedrijf zelf in Odoo een API-sleutel voor een gebruiker die het kiest, en vult die sleutel in bij Cifer. Cifer raadt een aparte gebruiker aan die alleen mag lezen. Cifer bewaart de sleutel versleuteld, zoals de toegangssleutels van Exact Online, en gebruikt hem alleen om de boekhouding te lezen van de bedrijven die die gebruiker ziet. Ook bij Odoo maakt, wijzigt of verwijdert Cifer niets in je boekhouding. Je bedrijf kan de sleutel altijd intrekken in Odoo. Heeft de sleutel een vervaldatum, dan mailt Cifer 30 en 7 dagen voor die dag naar wie de koppeling maakte, met een link om de sleutel te vernieuwen.

Als je zelf koppelt

Je kan de koppeling ook zelf starten in de app van Cifer, zonder uitnodiging. Je meldt je dan eerst aan met Microsoft. Cifer bewaart de Microsoft-gebruikersnaam van wie startte, en de ID's van de organisatie en het account waarmee die persoon aanmeldde, tot Cifer het bedrijf wist (zie "Hoe lang"). Cifer gebruikt ze om het nieuwe bedrijf in de app alleen aan wie startte toe te wijzen, en om te beperken hoeveel proeven een organisatie en een account kunnen starten. Een start die niet wordt afgemaakt, wist Cifer binnen twee dagen. Uiterlijk 30 dagen later is die start ook uit de back-ups. De mails aan Cifer over een nieuwe of een geweigerde start wist Cifer na 30 dagen.

Welke gegevens Cifer leest

Bij Exact Online, uit de administraties waar die gebruiker toegang toe gaf:

• administraties: code, naam, land, status, valuta en btw-nummer;
• grootboek: het rekeningschema, de boekjaren en periodes, de rubrieken van de rapportageschema's met de rekeningen die erbij horen, de beginbalans per rekening, het saldo per rekening en periode zoals het boekhoudpakket het berekent, de budgetten, en per rekening welk deel van de kosten en van de btw niet aftrekbaar is en welk deel privégebruik;
• instellingen: dagboeken en per dagboek welke periodes afgesloten zijn, kostenplaatsen, kostendragers, btw-codes en betalingsvoorwaarden;
• relaties: van klanten en leveranciers de code, zoekcode en naam, of het om een klant of een leverancier gaat, de classificaties en de status, het adres, het telefoonnummer, het e-mailadres en de website, het btw- en ondernemingsnummer, de valuta, btw-code, betalingsvoorwaarde en kredietlimiet voor verkoop en voor aankoop, de start- en einddatum, en een verwijzing naar de accountmanager, zonder naam;
• bankrekeningen van relaties: van klanten en leveranciers het rekeningnummer, de BIC, de naam van de rekeninghouder, of het de hoofdrekening is en of ze geblokkeerd is, en wanneer en door welke gebruiker de rekening aangemaakt of gewijzigd werd. De bankrekeningen van werknemers en de eigen bankrekeningen van je bedrijf leest Cifer niet;
• boekingslijnen: datum, periode, dagboek, grootboekrekening, bedrag, omschrijving, kostenplaats, project, artikel en aantal, documentnummer en relatie, en de naam van de gebruiker die de boeking aanmaakte of wijzigde;
• openstaande posten: factuur, factuurdatum, vervaldatum en bedrag;
• verkoopfacturen: de kopgegevens, zoals nummer, datum, klant en bedrag.

Bij Odoo, uit de bedrijven die de gebruiker van de sleutel ziet:

• bedrijven: naam, valuta, boekjaar, rekeningschema en de datums tot wanneer de boekhouding afgesloten is;
• grootboek: het rekeningschema, de dagboeken, de btw-codes en de analytische rekeningen met hun plannen;
• boekingen: per boeking het nummer, het type, het dagboek, de referentie, de betalingsreferentie en de factuurdatum, en per boekingslijn de datum, de vervaldatum, de grootboekrekening, het bedrag, ook in vreemde valuta, de omschrijving, het aantal, de btw, de analytische verdeling, de relatie, de aflettering en wat er nog openstaat;
• relaties: de naam, de referentie en of het een klant of een leverancier is. Cifer bewaart alleen de relaties op die boekingen.

Adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningen van relaties leest Cifer bij Odoo niet. Namen van gebruikers van Odoo leest Cifer niet.

De gegevens gaan vooral over bedrijven, maar kunnen persoonsgegevens bevatten. Dat zijn de naam van een relatie die een natuurlijke persoon is (bijvoorbeeld een eenmanszaak) en wat iemand in een vrije omschrijving typte. Bij Exact Online zijn dat ook de contactgegevens en het rekeningnummer van zo'n relatie of van een relatie van wie het e-mailadres of telefoonnummer persoonlijk is, en de namen van je gebruikers in Exact Online. Bij Exact Online neemt Cifer de contactgegevens van je relaties over zoals ze daar staan, zodat je eigen rapportering dezelfde gegevens heeft.

Waarvoor Cifer ze gebruikt

• om controles op je boekhouding uit te voeren en de bevindingen aan je bedrijf te tonen, zoals ontbrekende terugkerende facturen, afwijkende boekingen, de prijsevolutie van leveranciers, een nieuwe of gewijzigde bankrekening van een leverancier en periodes die open bleven;
• om na te gaan of de koppeling elke boeking heeft: het saldo dat het boekhoudpakket berekent, naast de boekingen die Cifer las;
• als je bedrijf dat vraagt: om de gegevens beschikbaar te maken voor je eigen rapportering, bijvoorbeeld in Power BI;
• als je bedrijf daarvoor koos: om vragen over je cijfers in gewone taal te beantwoorden (de module Vragen, zie hieronder);
• tijdens de proef, en als je bedrijf Rapportering neemt: om je grootboekrekeningen in te delen op de lijnen van het rapport, met regels en, als je bedrijf daarvoor koos, met AI (zie hieronder);
• tijdens de proef, en als je bedrijf Rapportering neemt: om je rapport klaar te zetten bij Microsoft en in de app te tonen (zie hieronder);
• om de koppeling te laten werken en problemen ermee op te lossen.

Cifer verkoopt je gegevens niet, gebruikt ze niet voor marketing en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.

Het rapport in de app

Tijdens de proef, en daarna als je bedrijf een pakket met Rapportering neemt, zet Cifer na de eerste synchronisatie een rapport klaar dat je bedrijf in de app van Cifer leest. Daarvoor gebruikt Cifer Microsoft Power BI in Microsoft Fabric, in de regio West-Europa. Microsoft verwerkt het model van je bedrijf als subverwerker van Cifer.

• Wat erin staat: de boekingen, de grootboekrekeningen met hun indeling en de lijnen van het rapport, met de beginbalans en de openstaande posten die het rapport gebruikt.
• Waar: in een eigen werkruimte voor je bedrijf bij Microsoft, in de regio West-Europa.
• Hoe lang: tot Cifer je bedrijf wist (zie "Hoe lang").
• Wie erbij kan: alleen wie van je bedrijf toegang heeft tot de app van Cifer, en alleen via de app. De app vraagt bij Microsoft een kijktoken aan voor dat ene rapport: alleen lezen, 60 minuten geldig. Je gebruikers hebben geen Microsoft-licentie nodig.

Power BI haalt de gegevens op met een eigen databaselogin voor het rapport van je bedrijf. Die login ziet alleen de gegevens van je bedrijf. Het wachtwoord ervan gaat naar Power BI en Cifer bewaart het nergens.

AI: de module Vragen en de indeling van Rapportering

De controles en de kasprognose zijn rekenregels in code. Twee onderdelen gebruiken een AI-dienst: de module Vragen en de indeling van Rapportering. Ze doen dat alleen bij een bedrijf dat daar schriftelijk toestemming voor gaf: op papier, per mail of in de app, met de naam van de dienst. Stelt iemand van je bedrijf een vraag in de module Vragen, dan stuurt Cifer naar Google Vertex AI, met het model Gemini: de vraag en de vorige vragen uit hetzelfde gesprek, de structuur van je Power BI-model (de namen van tabellen, kolommen en maatstaven) en de rijen die de query teruggeeft, zoals bedragen met hun rekening, periode of relatie. Vraagt het antwoord om detail, dan gaan er ook hoogstens 30 boekingslijnen mee.

Voor de indeling van Rapportering stuurt Cifer het rekeningschema naar Google Vertex AI, met het model Gemini: per grootboekrekening het nummer, de omschrijving, of het een balans- of resultatenrekening is, en de rubriek uit Exact Online of het rekeningtype uit Odoo. Voor de eigen lijnen gaan ook de namen mee die je bedrijf aan zijn eigen lijnen gaf. Bedragen, boekingen en relaties gaan niet mee. De AI stelt per rekening een lijn van het rapport voor en groepeert de rekeningen in eigen lijnen; je bedrijf kijkt dat voorstel na en kan het aanpassen.

In de app geeft een controller van je bedrijf de toestemming voor de AI, apart voor de indeling en voor de module Vragen. De app toont daarbij wat de AI ziet en welke dienst het is, met de tekst van dit beleid. Voor de indeling kan het ook bij het koppelen, met een vinkje dat niet vooraf aangevinkt staat en dat dezelfde dienst en dezelfde gegevens noemt. Cifer bewaart wie toestemming gaf: de naam, de Microsoft-gebruikersnaam (UPN), de datum en de versie van deze tekst. Bij het vinkje is dat de gebruikersnaam van wie het bedrijf daarna als eerste in de app opent, zonder naam. De versie is de datum bovenaan. Een controller kan de AI op elk moment weer uitzetten, voor één onderdeel of voor beide, en dat werkt meteen. Cifer krijgt een mail bij elke wijziging.

Google verwerkt die gegevens in de Europese Unie. Cifer heeft de tijdelijke opslag (cache) bij Google uitgezet. Google kan vragen wel loggen om misbruik van de dienst op te sporen, en gebruikt ze volgens zijn voorwaarden voor Google Cloud niet om modellen te trainen.

Wil Cifer een andere AI-dienst gebruiken, dan meldt Cifer dat vooraf aan je bedrijf, met de naam van die dienst, en past Cifer dit beleid aan.

Cifer in je AI

Met Cifer in je AI vraagt een gebruiker van je bedrijf cijfers op vanuit zijn eigen account bij een AI-dienst: Claude van Anthropic of ChatGPT van OpenAI. Dat werkt alleen als een controller van je bedrijf het voor die dienst aanzette in de app. Cifer bewaart daarbij wie dat deed, met de naam, de Microsoft-gebruikersnaam (UPN), de datum en de versie van de tekst. Dat is hetzelfde als bij de AI van Vragen.

• Wat naar de AI gaat: wat de AI vraagt en de gebruiker mag zien, zoals bedragen per rapportlijn, per rekening, per maand of per relatie, de meldingen van de controles met de naam van de relatie, en de namen van de maten en dimensies van je rapport. Cifer stuurt dat naar de AI als antwoord op een vraag van de gebruiker, niet uit zichzelf.
• Wie verwerkt het daar: Anthropic of OpenAI, onder het account en de voorwaarden van je bedrijf of van de gebruiker. Ze zijn geen subverwerker van Cifer: je bedrijf koos die dienst zelf. Of de gegevens in de EU blijven en of ze gebruikt worden om modellen te trainen, hangt af van dat account en zijn instellingen. Gebruik je een persoonlijk abonnement (zoals Claude Pro of ChatGPT Plus), zet dan in die dienst het trainen op je gesprekken uit, of gebruik een zakelijk abonnement (Claude Team/Enterprise, ChatGPT Business/Enterprise).
• Wat Cifer bewaart: per oproep wie ze deed (de Microsoft-gebruikersnaam), wanneer, welke tool met welke parameters, de query op het Power BI-model, het aantal rijen en de duur; nooit de rijen zelf of het antwoord van de AI. Dat staat in het vragenlog van je bedrijf, dat een controller in de app ziet. Het blijft 12 maanden, zoals het vragenlog van Vragen.
• De koppeling met de AI: Cifer bewaart welk programma koppelde (naam en terugkeeradres, zoals het programma die opgeeft), voor welke dienst, en, als onleesbare code (een hash), de sleutels die het kreeg, met de Microsoft-gebruikersnaam, de ID's van organisatie en account en de naam van wie koppelde. Een sleutel vervalt na een uur, een koppeling na 30 dagen zonder gebruik. Een gebruiker kan zijn koppeling altijd intrekken in de app. Een registratie zonder koppeling wist Cifer na 30 dagen.
• Waar: op de server van Cifer bij Hostinger, in de EU. De berekeningen gebeuren in het Power BI-model van je bedrijf bij Microsoft, West-Europa.

Waar de gegevens staan

Op een server die Cifer huurt bij Hostinger, in een datacenter in de Europese Unie. Voor het rapport in de app staat het model van je bedrijf bij Microsoft, in de regio West-Europa. Voor de module Vragen en de indeling van Rapportering gaan gegevens naar Google, ook in de EU. Cifer brengt de gegevens niet buiten de EU.

Met Cifer in je AI gaan gegevens naar het account van je bedrijf of van de gebruiker bij Anthropic of OpenAI. Waar die dienst ze verwerkt, hangt af van dat account.

Subverwerkers

• Hostinger International Ltd. (Cyprus) — huur van de server waarop de boekhouddata staat, in een datacenter in de EU.
• Google Cloud EMEA Limited (Ierland) — Vertex AI met het model Gemini, in de EU, voor de module Vragen en de indeling van Rapportering, en alleen bij een bedrijf dat daar toestemming voor gaf. Google krijgt de gegevens die hierboven onder "AI: de module Vragen en de indeling van Rapportering" staan, niet de hele boekhouding.
• Microsoft Ireland Operations Limited (Ierland) — Power BI in Microsoft Fabric, regio West-Europa, voor het rapport in de app, en alleen bij een bedrijf in de proef of met een pakket met Rapportering. Microsoft krijgt het model van je bedrijf: de boekingen, de grootboekrekeningen met hun indeling en de lijnen van het rapport, met de beginbalans en de openstaande posten die het rapport gebruikt.
• Sendinblue SAS, handelend als Brevo (Frankrijk) — verstuurt de interne foutmeldingen van de koppeling naar Cifer, en de mails over de proef, het stoppen, het wissen en, bij Odoo, de vervaldatum van de sleutel naar wie de koppeling maakte. Bij zelf koppelen mailt Brevo ook Cifer zelf bij elke nieuwe proef en bij een start die geweigerd wordt omdat de administraties al gekoppeld zijn. Zo'n mail bevat de naam van je bedrijf en het mailadres van wie koppelde of startte, en bij een foutmelding een korte technische foutmelding, geen boekingen of andere boekhouddata. Bij een abonnement verstuurt Brevo de mails over de keuze, een wijziging, een opzegging en het intrekken ervan naar wie koppelde en naar Cifer. Brevo mailt Cifer ook wat er te factureren is en wanneer je bedrijf het maximum van Vragen bereikt. Die mails noemen de naam van je bedrijf, wat het koos, de periode en het bedrag; een mail aan Cifer over een keuze, een wijziging, een opzegging of het intrekken ervan ook de Microsoft-gebruikersnaam van wie koos, wijzigde, opzegde of introk. Er staat geen boekhouddata in. Brevo verstuurt ook de aanvragen van het formulier op cifer.be naar Cifer (zie punt 3).

Hostinger levert ook de website en de mailbox van cifer.be, maar op aparte diensten: daar komt geen boekhouddata terecht.

Anthropic en OpenAI staan niet in deze lijst: met Cifer in je AI kiest je bedrijf of de gebruiker die dienst zelf (zie "Cifer in je AI").

Wil Cifer een nieuwe subverwerker inschakelen voor boekhouddata, dan meldt Cifer dat vooraf aan je bedrijf, dat bezwaar kan maken.

Hoe lang

Zolang de koppeling actief is. Gaat je bedrijf na de proef van 14 dagen niet verder, dan stopt de koppeling vanzelf. Stopt de koppeling, omdat de proef afloopt, omdat je ze stopzet of de toegang intrekt, omdat de sleutel van je Odoo vervalt en je geen nieuwe invult, of omdat de samenwerking eindigt, dan haalt Cifer geen nieuwe gegevens meer op. 14 dagen na het stoppen wist Cifer de boekhouddata, de toegangssleutels en de logins van je bedrijf. Uiterlijk 30 dagen na het stoppen is alles ook uit de back-ups. Je krijgt een mail bij het stoppen en na het wissen.

Het wissen verwijdert ook de werkruimte van je bedrijf bij Microsoft, met het model en het rapport. Lukt dat niet meteen, dan probeert Cifer het elk uur opnieuw tot de werkruimte weg is.

Kiest je bedrijf na de proef, of later, een pakket zonder Rapportering, dan blijft de koppeling actief. Het rapport bij Microsoft bewaart Cifer dan nog 14 dagen na de dag dat dat pakket ingaat; daarna verwijdert Cifer de werkruimte met het model en het rapport.

De koppelingen met Claude of ChatGPT: een uur (sleutel) en 30 dagen zonder gebruik (koppeling), of tot de gebruiker of de controller ze intrekt of uitzet. De log van de oproepen: 12 maanden.

De koppeling stopzetten

Een controller van je bedrijf kan de koppeling stopzetten op de pagina Koppeling in de app van Cifer. Heeft je bedrijf een abonnement, dan heet de knop "Abonnement opzeggen" en stopt de koppeling na de laatste dag van de gefactureerde periode. Zonder abonnement heet de knop "Koppeling stopzetten" en stopt de koppeling meteen. Een beheerder van je administratie kan de toegang van Cifer ook altijd intrekken in het boekhoudpakket zelf. Je kan ook mailen naar ruben@cifer.be; Cifer zet de koppeling dan binnen twee werkdagen stop.

6. Beveiliging

• Alle verbindingen, met het boekhoudpakket en met de server, zijn versleuteld.
• Toegangssleutels worden versleuteld opgeslagen.
• Elk bedrijf ziet alleen de eigen gegevens.
• Alleen de zaakvoerder van RLC CommV heeft beheerstoegang tot de server.
• Raakt een datalek de gegevens van je bedrijf, dan verwittigt Cifer je bedrijf zonder onnodige vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat Cifer het vaststelt.

7. Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering en wissing van je persoonsgegevens, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid en op bezwaar.

• Gaat het om je contactgegevens, mail dan naar ruben@cifer.be. Je krijgt binnen een maand antwoord.
• Gaat het om gegevens in de boekhouding van een bedrijf dat Cifer gebruikt, richt je dan tot dat bedrijf. Cifer helpt het om je verzoek af te handelen.

Ben je niet tevreden over hoe Cifer met je gegevens omgaat, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Wijzigingen

De datum bovenaan toont de laatste versie. Verandert er iets wezenlijks aan wat de koppeling leest of aan wie de gegevens verwerkt, dan meldt Cifer dat vooraf per mail aan de gekoppelde bedrijven.